Gérer les activités

Le module de gestion des activités permet un suivi simplifié et détaillé des tâches à effectuer au sein de votre équipe.
Une activité n'étant pas obligatoirement liée à un client, elle peut également servir pour des tâches en interne.  


Activer le module de gestion des activités

Le module Activités est désactivé par défaut. Pour l'activer, il faut être connecté en tant que coordinateur et se rendre dans le module Paramétrage, dans la partie "Général".
Dans la sous-partie « Services »,  cochez la case « Gestion des activités » puis enregistrez.



Après avoir enregistré les modifications, un nouvelle partie "Activité" apparaît dans le module Paramétrage.



Cette partie sert notamment à gérer vos propres catégories d'activité. Par défaut, il existe 5 catégories qui seront créées après l'activation du module, mais vous pouvez les modifier.

Il est possible de paramétrer une heure et une date pour être notifié des activités. Cela permet d'être notifié de toutes les activités comprises dans le délai entre le jour J et le nombre de jour définis. Par exemple avec un délai de 2 jours, vous recevez chaque jour les notifications des activités en retard jusqu'à 2 jours, ainsi que les activités à faire dans les 2 jours suivants.,

La notification n'est pas automatique. Pour être notifié il faut bien cocher la case "Notification" lorsque vous créez ou modifiez l'activité (voir paragraphe "Ajouter une activité").


 

Visualiser l'ensemble des activités

Accéder à toutes les activités liées aux clients par le module du même nom.
La pastille située devant chaque activité indique l'état de l'activité :
  •  (rouge) : activité en retard (dépassée)
  •  (bleu) : activité programmé pour aujourd'hui
  •  (orange) : activité qui aura lieu prochainement
  •  (vert) : activité marquée comme réalisée
Il est possible d'avoir l'aperçu des activités au jour, à la semaine, sur le mois ou sur une période libre. 
 


Aussi, le détail d'une activité est accessible directement sur le tableau de gestion. Pour le consulter, il faut utiliser les icônes  et  ou en cliquant sur les boutons Afficher / Cacher


Ajouter une nouvelle activité

Vous pouvez accéder aux activités via le module du même nom.
Il est possible de créer une activité de deux manières différentes :

  • depuis le module Activités, en cliquant sur le bouton "Nouvelle activité"

  • depuis la l'écran de gestion des membres en utilisant le  à côté du nombre d'activités. De cette façons, l'activité sera directement liée au compte du client ou du fournisseur.


Les 2 options ci-dessus donneront accès à la fenêtre "Détail de l'activité".
 


Seuls les champs marqués d'une astérisque (*) sont obligatoires. Voici la signification des paramètres avancés :
  • Attribuée à : choisissez le coordinateur qui est censé faire cette activité
  • Associé à : choisissez le compte du client ou du fournisseur concerné par la tâche à effectuer
  • Réalisée : case à cocher quand vous aurez terminé l'activité
  • Notification : case à cocher si vous souhaitez que le coordinateur à qui l'activité est attribuée soit notifié


Visualiser le nombre d'activités pour chaque client

L'onglet "Activités" de la rubrique "Membres" du menu "Coordonner" permet de visualiser également le nombre d'activités par client.

 

 

Modifier une activité

Vous pouvez modifier une activité :
  • En sélectionnant la case correspondant à l'activité et en choisissant l'option "modifier" dans le menu déroulant "Sélectionner une action"

  • En utilisant le crayon au bout de la ligne de l'activité



Ces 2 options renverront à la fenêtre "Détail de l'activité" afin de procéder aux modifications.


Supprimer une activité

Pour supprimer une activité, utilisez l'icône "supprimer" située au bout de la ligne de l'activité.



Comme pour modifier une activité, il est aussi possible de sélectionner l'activité et de choisir l'option supprimer dans le menu déroulant "Sélectionner une action".


Filtrer les activités

L'option filtre de la page "Les activités" permet de filtrer les activités selon différents critères (catégorie, client, etc.). Cela permet de simplifier la recherche d'une activité précise.



Il est possible de filtrer les activités "A faire", "Réalisé" ou "Toutes" en sélectionnant simplement l'onglet correspondant. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble sur les activités réalisées ou à faire.