Import/export des données de préparation

Dans le cas où vous préparez vos commandes sur un fichier excel ou via un logiciel tiers, les commandes à préparer peuvent être exportées depuis votre site au format CSV ou ODS. Une fois les commandes préparées, le fichier peut être réimporté pour mettre à jour les informations sur les lignes de commandes concernées.
Le traitement peut être personnalisé pour s'adapter à différentes solutions externes : bancs de préparation, WMS, etc.

Activation

Le format Socleo ne nécessite pas d’activation spécifique. Il est disponible pour tout le monde. Il faut cependant veiller à créer au préalable des états personnalisés avec les codes suivants. Les libellés sont libres :

PREPAAT : désigne les commandes en attente de préparation
PREPAEC : désigne les commandes qui sont en cours de préparation
PREPAOK : désigne les commandes préparées
PREPANC : désigne les commandes préparées mais non conformes (cf Cas de non conformité)
PREPAKO : désigne les commandes préparées mais avec une non conformité bloquante

Utilisation

La fonctionnalité est accessible depuis l’écran de gestion des commandes, grâce au menu déroulant « Autres ». Puis, deux actions sont possibles :

Importer les données de préparation
Exporter les données de préparation

Format de fichier

Le format d’échange est commun à l’import et à l’export. Il est constitué des colonnes ci-dessous, dont l’ordre doit être respecté. Deux extensions sont disponibles : .CSV , avec le séparateur point-virgule, encodé en UTF-8 .ODS.

Le fichier .ods est à privilégier. Il peut être ouvert aussi bien avec Excel ou Libre Office. Pour l'ouvrir, il suffit de double cliquer sur le fichier une fois qu'il est téléchargé.

Date de livraison (JJ/MM/AAAA)
Référence client
Dénomination client
Référence produit
Dénomination produit
Quantité commandée (supérieure à 0)
Poids commandé (0 ou vide si produit à l’unité, sinon supérieur à 0)
État (vide, OK ou MANQUANT)
Référence produit préparé
Quantité préparée (supérieure à 0)
Poids préparé (0 ou vide si produit à l’unité, sinon supérieur à 0)
Lot
DLC (JJ/MM/AAAA)

Les colonnes visibles en gras sont celles qui ne seront pas renseignées lors d’un export, mais sont quand même visibles en en-tête de fichier afin de les remplir plus facilement pour l’import des données.
Aussi, les colonnes « Dénomination client » et « Dénomination produit » sont là à titre d’information. Les modifications apportées à ces deux colonnes à l’import ne seront pas prises en compte et n’auront aucune incidence dans le logiciel.

Export

Pour exporter les commandes à préparer, il faut simplement sélectionner l’action « Exporter les données de préparation ». Puis, choisir le format « Socleo » et cliquer sur « Valider ». Toutes les commandes exportées seront marquées avec l’état personnalisé désigné par le code « PREPAAT ».

Remarque : Parmi les commandes visibles à l’écran, seules celles qui sont en cours et ultérieures à la date du jour seront exportées. Il faut veiller à filtrer sur les commandes souhaitées au préalable.

Préparation des commandes

Pour renseigner correctement les données lors de la préparation des commandes, il est nécessaire de prendre connaissance des cas de non conformité existant. Suivant chaque cas, le fichier doit être modifié spécifiquement. Dans tous les cas, les colonnes « Lot » et « DLC » ne sont pas obligatoires.

Ci-dessous les différents cas qui peuvent être rencontrés :

La quantité et le poids préparés sont identiques à la quantité et le poids commandés par le client : dans ce cas, aucune saisie n’est nécessaire sur la ligne de commande. Elle peut être importée telle quelle.
La quantité ou le poids préparés sont différents de la quantité et le poids commandés par le client : il faut renseigner la quantité ou le poids qui a réellement été préparé dans les colonnes « Quantité préparée » ou « Poids préparé ».
La ligne de commande est dissociée en plusieurs lots : dans ce cas, il faut dupliquer la ligne du fichier autant de fois qu’il y a de lots. Pour chaque ligne dupliquée, il est possible de renseigner les colonnes « Quantité préparée », « Poids préparé », « Lot », « DLC ».
Un produit n’a pas été préparé : dans ce cas il faut renseigner la colonne « Etat » en mettant la valeur « MANQUANT ». La valeur « 0 » ne sera pas prise en compte pour la quantité ou le poids.
Un produit a été ajouté : dans ce cas, il faut créer une nouvelle ligne dans le fichier, en renseignant les colonnes « Date livraison », « Référence client », « Référence produit préparée », « Quantité préparée », « Poids préparé ».
Un produit a été remplacé par un autre : dans ce cas il faut renseigner la colonne « Référence produit préparée » avec une référence produit différente. Attention, un produit vendu à l’unité ne peut pas être remplacé par un produit vendu au kilo, et inversement.

Remarque : Les références client ou produit doivent correspondre à des références existantes dans Socleo. Dans le cas contraire, une erreur sera reportée à l’import.

Import

Une fois les commandes préparées et le fichier remplis, il faut l’importer dans Socleo. Pour cela, il faut sélectionner l’action « Importer les données de préparation ». Puis, choisir le format « Socleo » et indiquer le fichier à importer.

Deux options sont disponibles :

Conserver le tarif initial : permet, sur les produits remplacés, de ne pas recalculer le montant de la commande en fonction du prix du nouveau produit. Par défaut, le montant sera systématiquement recalculé.
Créer les commandes : si la commande n’est pas retrouvée (nouveau client à une date ou nouveau produit à une date) cette option permet de créer directement les commandes.

Les commandes importées correctement se verront attribuer l’état personnalisé identifié par le code « PREPAOK ».

Cas de non-conformité

Il existe plusieurs cas de non-conformité. Si un ou plusieurs cas sont rencontrés pour une ligne de commande préparée, celle-ci sera marquée avec l’état « PREPANC ». Les cas de non-conformité sont les suivants :

Un produit est manquant (non préparé)
La quantité préparée est différente de la quantité commandée
Un produit est remplacé par un autre
Un produit est ajouté à la commande

Si une ou plusieurs commandes ont fait l’objet d’au moins un cas de non-conformité, une fenêtre récapitulative avec les cas rencontrés et les commandes concernées, sera affichée après l’import. Le récapitulatif sera aussi envoyé par mail.