Chorus Pro

Paramétrage

Chorus Pro doit avoir été activé sur votre site par l'équipe Socleo. Si ce n'est pas le cas, il est nécessaire de contacter l'assistance pour la mise en place. Socleo propose une prestation d'intégration de Chorus Pro.
Socleo vous guidera dans les étapes à suivre pour le bon déroulé du paramétrage.
Une fois votre compte Chorus Pro rattaché à votre compte Socleo, vous pouvez envoyer vos factures générées depuis Socleo vers Chorus Pro.
 

Renseigner les informations administratives des clients

Pour être mesure d'envoyer des factures Chorus Pro à un client, voici les informations que vous devez remplir obligatoirement dans sa fiche membre, partie "Administratif" :

  • Type d'établissement public
  • Numéro de SIRET (l'’action "Vérifier le SIRET" interroge Chorus Pro, afin de s’assurer que la valeur saisie corresponde bien à une structure référencée dans l’annuaire des établissements Chorus Pro)

Ces autres champs sont facultatifs et sont à remplir au cas par cas, selon la demande de chaque établissement :
  • Code service (l’action "Vérifier le code service" interroge Chorus Pro, afin de s’assurer que la valeur saisie correspond bien à un service référencé dans les services de l’établissement sur Chorus Pro. Si le code service saisi n’est pas connu, la liste des services disponibles pour cet établissement est affichée. En cas de doute sur le service destinataire des factures, vous pouvez vous rapprocher de l’établissement public pour obtenir cette information.)
  • Numéro d'engagement par défaut
  • Référence transmise à Chorus

Formulaire type structure sur la fiche compte


Génération de la facture dans Socleo

La génération des factures dans Socleo reste inchangée. Dans le module "Commandes", dans le menu déroulant "Sélectionnez une action", cliquez sur "Générer les factures client".
Il faudra veiller à bien cocher la case "Éditer une facture par engagement" afin que les factures soient liées aux numéros d’engagement spécifiés dans les offres et ainsi reconnues par Chorus Pro lors de l’envoi.


 

Envoi de la facture sur Chorus Pro

Une fois les factures générées, vous les retrouvez dans le module "Comptabilité". Cochez les factures concernées, et dans le menu déroulant "Sélectionnez une action, choisissez l'action "Envoyer les factures sur choruspro"
Une fenêtre s'ouvre et affiche toutes les factures susceptibles d'être envoyées, en indiquant si celles si sont valides, ou dans le cas contraire, la raison de l'erreur.

 

Si au moins une facture est en erreur, aucune facture ne sera envoyée.


Les erreurs possibles sont :
  • Le numéro de SIRET de votre structure n'est pas renseigné.
    • Il faut renseigner l'information dans Paramétrage > Général > Informations juridiques > SIRET
  • Le numéro de TVA de votre structure n'est pas renseigné.
    • Il faut renseigner l'information dans Paramétrage > Général > Informations juridiques > Numéro de TVA
  • Le numéro de SIRET de la structure publique n'est pas renseigné.
    • Il faut renseigner l'information dans la fiche membre du client > partie Administratif > SIRET
  • Le numéro de SIRET renseigné pour la structure publique est inconnu sur Chorus Pro.
    • Il faut vérifier le numéro de SIRET dans la fiche membre du client > partie Administratif > SIRET > action "Vérifier le SIRET"
  • Le code service pour la structure publique est obligatoire.
    • Il faut renseigner l'information dans la fiche membre du client > partie Administratif > Type d'établissement > Public
  • Le numéro d'engagement est obligatoire.
    • Il faut renseigner l'information dans la fiche membre du client > partie Administratif > Numéro d'engagement par défaut
  • La facture concerne plusieurs livraisons.
    • Il faut annuler la facture, ce qui va libérer les lignes de commandes, puis générer une facture par livraison
  • Plusieurs bons de commande détectés (dans le cas de facture transmise via le bon de commande)
    • Il faut annuler la facture, ce qui va libérer les lignes de commandes, puis générer une facture par bon de commande
 

Pour savoir, avant de transmettre la facture, si le code service ou le numéro d'engagement est obligatoire, vous pouvez consulter cette information sur l'annuaire de l'AIFE mis à disposition par Chorus Pro.

 

Suivi de la facture sur chorus

Visualiser et mettre à jour les états Chorus Pro

Une fois la facture envoyée sur Chorus Pro, son statut va évoluer sur Chorus Pro. Son statut ne se mettra pas automatiquement à jour sur votre site Socleo.
Dans le module "Comptabilité" une action "Mettre à jour les états chorus" permet d’interroger la plateforme Chorus Pro pour récupérer l'état à jour de toutes les factures sur la période sélectionnée.

Sans mise à jour des états, les factures resteront dans l'état "Envoyée" et il sera impossible de savoir si celles-ci ont été acceptées ou rejetées




Les états des factures Chorus Pro seront visibles sur chaque facture (voir exemple ci-dessous) :

 

Pour comprendre à quoi correspondent ces différents états, nous vous invitons à consulter cette documentation de Chorus Pro ou encore celle-ci.

 

Suivre l'intégration de chaque facture

Une fois que vous avez envoyé une facture sur Chorus Pro, vous pouvez consulter son suivi d'intégration sur Chorus Pro en cliquant sur l'icône   en bout de ligne de la facture.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez sur l'onglet "Historique chorus" afin d'avoir accès à l'historique des états de la facture. Si la facture est en erreur, cela permet de consulter la raison du rejet.
Historique chorus rejet


Les erreurs possibles sont :
  • Le code service n'existe pas dans le référentiel.
    • Il faut vérifier le code service renseigné dans la fiche membre du client > partie Administratif > Code service
  • L'engagement juridique est obligatoire.
    • Il faut renseigner un numéro sur l'engagement de marché public dans l'offre correspondante, et/ou un numéro d'engagement par défaut dans la fiche membre du client > partie Administratif > Numéro d'engagement par défaut
 

Traiter une facture rejetée

Sur votre site Socleo, dans le module "Comptabilité", lorsque vous cliquez sur le bouton "Mettre à jour les états chorus" qu'une facture apparaît comme rejetée, alors vous pouvez annuler cette facture.

La facture d'avoir qui sera généré automatiquement au moment de l'annulation de la facture rejetée n'a pas à être envoyé sur Chorus.


Après annulation de la facture, les lignes de commandes associées seront alors réouvertes et pourront être modifiées.
Vous pourrez alors générer une nouvelle facture à partir de cette commande et l'envoyer sur Chorus Pro en suivant le processus normal.