Rapprocher des versements depuis un compte bancaire

L'équipe Socleo a mis en place, via l'outil open banking GoCardless une fonctionnalité qui permet de créer sur votre site Socleo les transactions reçues sur votre compte bancaire.

 

Fonctionnement

Vous avez la possibilité de faire apparaitre sur votre site Socleo les transactions reçues sur votre compte bancaire. Vous pouvez alors créer ces versements afin de les rattacher au client souhaité. Ce système vous fait gagner du temps, car vous n'avez pas à saisir manuellement les versements (exemple : virements et chèques) reçus sur votre compte bancaire.
 

Activation auprès de Socleo & Tarif

Ce service peut être activé sur demande auprès de l'équipe Socleo via le formulaire "assistance" en précisant de le corps de la demande les adresses mails des coordinateurs qui pourront avoir accès à cette fonctionnalité.
Un coût mensuel de 10€ HT sera facturé à partir de la demande d'activation pour les formules Socleo Direct, Socleo Gestion et Socleo Transformation. Sans engagement, cette fonctionnalité peut être désactivé via le formulaire "assistance".
Cette fonctionnalité est incluse dans l'offre Socleo Plateforme.
 

Attention : certaines banques ne jouent pas le jeu de l'open banking qui permet d'accéder aux comptes bancaires depuis les logiciels externes de façon sécurisée.
GoCardLess est en cours de finalisation des liens avec les différentes banques françaises.
Nous tenons à jour sur cette page les banquas avec lesquelles la compatibilité est avérée.

Banques compatibles
- Crédit Agricole
- ING
Banques en cours de test
 - Crédit coopératif, BNP Paribas
Banques non compatibles
 - Crédit Mutuel
 

Paramétrage

Une fois la fonctionnalité activée par l'équipe Socleo, vous verrez un nouveau sous-menu "Rapprochement versements clients" sous le menu "Comptabilité". Ce sous-menu sera accessible uniquement aux coordinateurs dont vous nous aurez fourni les adresses mail au préalable, les autres personnes ne le verront pas.


 

Rapprocher votre compte bancaire

Le rapprochement de votre compte bancaire se fait en 4 étapes :

1) Allez dans le sous-menu "Rapprochement versements clients", choisissez votre banque dans la liste déroulante puis cliquez sur "Configurer".


2) Vous êtes redirigé sur le site de Nordigen : lisez les informations puis cliquez sur "J'accepte".


3) Vous êtes redirigé sur le site de votre banque, où vous devez saisir vos identifiants et suivre les étapes de contrôle de sécurité habituelles.

4) Si l'authentification est un succès, vous êtes redirigé vers votre site Socleo, où vous devez sélectionner votre compte dans la liste (avec certaines banques, vos cartes bancaires peuvent être affichées également, choisissez bien la ligne avec votre compte) puis cliquer sur "Configurer".


 

Paramétrer un compte de rapprochement

Le paramétrage d'un compte de rapprochement est facultatif.


Lorsque vous visualiserez vos transactions, vous pourrez au choix :
Pour cette dernière option, vous avez la possibilité de créer un client "Compte de rapprochement" : c'est ce client qui sera sélectionné par défaut pour la création des transactions. Si vous ne savez pas encore à quel client rattacher une transaction, vous pourrez ainsi saisir les versements pour ce client "Compte de rapprochement" et les rattacher au bon client dans un second temps.

Le paramétrage du compte de rapprochement se fait en deux étapes :
1) Allez dans le module "Membres" et cliquez sur "Inscrire un membre" : créez un client professionnel intitulé par exemple "Compte de rapprochement"
2) Allez dans le module "Paramétrage" puis dans la partie "Comptabilité", choisissez ce compte client dans le champ "Compte de rapprochement". Enregistrez ensuite les paramétrages.


 

Visualiser vos transactions et créer les versements

Une fois le paramétrage effectué, vos transactions apparaissent dans le sous-menu "Rapprochement versements clients".



Voici comment s'organise l'écran (voir capture ci-dessous) :

[1] Afficher les transactions remontant jusqu'au : sélectionnez avec l'icône   la date souhaitée.
Les transactions apparaissent classées de la plus ancienne à la plus récente.
A noter : les transactions antérieures à 90 jours ne pourront pas être affichées.

[2] Bouton "Supprimer la liaison bancaire" : action servant à supprimer la liaison avec votre compte bancaire.
La suppression de la liaison n'entrainera pas la suppression des versements que vous auriez créés auparavant.

[3] Ces deux options sont cochées par défaut :
  • Masquer les transactions rapprochées : si cette option est cochée, le logiciel n'affiche pas les transactions que vous avez déjà créé auparavant via ce même écran.
  • Masquer les débits : si cette option est cochée, vous ne visualisez que les crédits reçus sur votre compte bancaire. En la décochant, vous affichez aussi les débits.

[4] Ces 3 colonnes affichent les informations des transactions récupérées depuis votre compte bancaire :
  • Date : la date de la transaction sur votre compte bancaire
  • Libellé : le libellé de la transaction sur votre compte bancaire
  • Montant : le montant de la transaction sur votre compte bancaire

[5] Vous pouvez effectuer trois types d'actions sur chaque transaction :
  • Créer et point le versement : cette action créé le versement (à la date de la transaction) pour le client indiqué et pointe ce versement avec la facture indiquée
    • Si une ou plusieurs factures de même montant que la transaction existent, elle sont toutes proposées et il faut cocher la bonne (exemple ci-dessous : transaction du 02/03/2023)
    • Si un élément est identique entre le libellé de la transaction et la facture, cet élément est mis en surbrillance pour faciliter la lecture (exemple ci-dessous : transaction du 02/03/2023 : le numéro 00009 est mise en surbrillance)
  • Créer le versement sans pointer : cette action créé le versement (à la date de la transaction) pour le client sélectionné, sans le pointer sur une facture.
    • Si un élément est identique entre le libellé de la transaction et la facture d'un client, on cet élément en surbrillance pour faciliter la lecture. Mais si cette facture n'est pas du même montant que la transaction, alors le versement sera créé pour ce client, mais non pointé sur cette facture (exemple ci-dessous : transaction du 04/03/2023, le numéro 155 est mis en surbrillance)
    • On peut également choisir le client pour lequel saisir le versement dans la liste déroulante  (exemple ci-dessous : la transaction du 06/03/2023)
  • Ignorer ce versement : cette action permet de ne créer aucun versement pour la transaction, qui sera reproposée lorsqu'on rouvrira l'écran de rapprochement bancaire (exemple ci-dessous : transaction du 08/03/2023)

Cliquez ensuite sur "Rapprocher" ou "Enregistrer" pour valider les actions cochées.


 

Répartir les versements saisis sur le compte de rapprochement

Si vous avez saisi des versements sur le client "Compte de rapprochement", il faudra revenir dessus pour les répartir sur les bons clients.

1) Allez dans le module "Comptabilité" (sous-menu "Client" le cas échéant). Allez sur l'onglet "Versements" et grâce au bouton "Filtrer", appliquez un filtre sur votre client "Compte de rapprochement".

2 Positionnez-vous sur la période de dates souhaitée, puis cliquez sur l'icône   sur le versement à traiter.

3) Dans la fenêtre qui s'ouvre :
  • Choisissez le client souhaité dans la liste déroulante
  • Puis cochez les factures non réglées à pointer avec ce versement
  • Enregistrez