Gérer les contrats

Si vous souhaitez proposer des abonnements avec plusieurs livraisons de produits sur plusieurs semaines, vous pouvez utiliser les contrats.

Activer les contrats

Le module de gestion des contrats est désactivé par défaut.
Pour l'activer, il faut cocher la case Gestion des contrats dans Paramétrage Services > Commandes puis enregistrer.


Gérer les contrats

(1) La rubrique Contrats est alors accessible dans le menu Coordonner et permet de gérer les contrats.
(2) Le bouton Nouveau contrat permet de créer un nouveau contrat d'abonnement.
(3) Vous pouvez accéder aux souscriptions d'un contrat en cliquant sur l'icône  
(3) Vous pouvez modifier un contrat existant en cliquant sur l'icône  



 

 Créer ou modifier un contrat

Il est nécessaire de remplir toutes les caractéristiques et informations concernant le contrat :

  • Titre : saisissez le nom du contrat d'abonnement affiché en ligne, qui sera visible par vos clients
  • Dates de livraison : vous avez le choix entre 2 possibilités, dans les 2 cas les dates de livraisons doivent être créées auparavant
    • Sur une durée : indiquez un nombre de livraisons minimum. Dans ce cas, le contrat n'a pas de date de fin et les clients peuvent y souscrire dès qu'ils le souhaitent pour un nombre de livraisons minimum.
    • Sur un intervalle défini : renseignez une date de début et une de fin et personnalisez si besoin la liste de dates en cliquant sur le bouton Sélectionner les dates.

 
  • Contrat disponible en ligne : si la case est décochée, le contrat est indisponible et donc non visible par les clients sur le site. Le contrat reste toujours visible du côté coordinateur.
  • Contrat renouvelable : par défaut, un membre peut souscrire plusieurs fois au même contrat. En revanche, si cette case est décochée, cela empêchera le membre de souscrire à un contrat auquel il a déjà souscrit auparavant.
  • Autoriser les membres à sélectionner date par date : si la case est cochée, le client peut choisir date par date les jours pour lesquels il souhaite recevoir son abonnement. Si la case est décochée, le client ne pourra pas choisir manuellement les dates, qui lui seront imposées, et il alors possible d'indiquer le type de semaine (facultatif).
  • Semaines (avec ces options, le client ne peut pas sélectionner date par date) : 
    • Si plusieurs options sont cochées, (exemple "Toutes" et "Impaires"), le client pourra choisir parmi les options proposées.
    • Si aucune case n'est cochée, le client n'aura pas du tout le choix sur les types de semaines.
 

Exemple 1 Le client a choisi un contrat d'abonnement :
- Sur une durée, ici de 6 livraisons minimum
- Avec l'autorisation de sélectionner date par date (le client peut
cocher uniquement les 
dates qui l'intéressent ou bien utiliser
les filtres de semaines (toutes, impaires, paires).



 

Exemple 2 Le client a choisi un contrat d'abonnement :
- Sur un intervalle défini, ici entre le 12 janvier et le 9 mars 2021
- Sans autorisation de sélectionner les dates, mais avec la possibilité
de choisir entre deux options de semaines : 
soit les semaines paires,
soit les semaines impaires.



 

Jour de la semaine
Que le contrat soit paramétré "Sur intervalle défini" ou "Sur une durée", le jour de livraison pour l'abonnement est conditionné par la première date de livraison sélectionnée par le client.
Par exemple, pour des livraisons hebdomadaires ouvertes le mardi, mercredi et jeudi, si le client choisit un mardi comme première date de livraison, les suivantes seront également des mardis.

 
  • Délai de commande : renseignez un nombre de jours pour le délai de commande pour ce contrat. Si ce délai de commande est différent du délai indiqué sur la date de livraison, c'est le délai le plus long qui s'applique.
  • Frais de gestion (facultatif) : vous pouvez indiquer des frais liés au contrat (cotisation, frais de dossier, etc.), en ayant au préalable créé le produit en question dans le catalogue.
  • Produits : sélectionnez le(s) produit(s) proposés dans ce contrat d'abonnement. Si plusieurs produits sont sélectionnés, le client pourra choisir le(s) produit(s) qu'il souhaite commander au moment de la souscription du contrat.
  • Photo (facultatif) : vous pouvez ajouter une photo pour illustrer ce contrat d'abonnement.
  • Résumé/Description (facultatif) : renseignez des informations supplémentaires au contrat. Ces informations seront visibles dans le détail de la fiche du contrat (accessible au clic sur l'icône  à côté du nom du contrat), du côté coordinateur comme du côté client.
  • Restriction sur les points de collecte (facultatif) : vous pouvez restreindre les points de collecte pour la livraison des produits pour ce contrat d'abonnement.
  • Modes de paiement désactivés (facultatif) : vous pouvez désactiver certains modes de paiement pour le règlement du contrat d'abonnement. Les modes de paiement cochés seront désactivés pour le règlement du contrat d'abonnement.


Gérer les souscriptions

Pour chaque contrat, il est possible de voir toutes les souscriptions associées dans un tableau de gestion dédié. Pour cella, il suffit de cliquer sur l'icône  sur le contrat souhaité.

Depuis l'écran des souscriptions, vous pouvez effectuer plusieurs actions, notamment :
(1) Saisir une nouvelle souscription
(2) Télécharger les souscriptions en PDF ou les extraire sous format Excel
(3) Appliquer une action sur une souscription en particulier : saisir un versement, voir le détail, télécharger le contrat du client en PDF, supprimer la souscription*.

* Attention : la suppression d'une souscription ne supprime pas les lignes de commandes liées à ce contrat