Gestion de permanences

La gestion des permanences permet d'établir des rôles à assurer à des dates fixées et de laisser la possibilité aux membres ou à un groupe de membres définis de s'y inscrire.

Activation du service 

Pour bénéficier de ce service, il faut tout d’abord l’activer dans le Paramétrage.


 

Paramétrage de la gestion des permanences

Il est ensuite nécessaire de paramétrer cette gestion dans le paramétrage > membres.
 

Paramétrage Général

1: Il est possible de définir des rôles pour les permanences, mais en aucun cas obligatoire. Chacun de ces rôles pourra être activé au niveau de chaque livraison. 
Chaque rôle de permanence doit avoir un libelle unique.
De plus, un rôle ne peut être assigné qu'une fois à un permanent (hors Amap).
Si plusieurs permanents partagent le même rôle, vous pouvez ajouté un numéro à la fin du rôle, par exemple : "Distribution 1, Distribution 2, Distribution 3..."

2 : Le délai de rappel permet de renseigner un nombre de jours afin de définir le moment où le mail de rappel sera envoyé aux permanents pour leur rappeler leur inscription à la permanence.

3 : il est possible de se désinscrire d'une permanence. Cependant pour éviter les désinscriptions de dernières minutes qui peuvent impacter le bon déroulement d'une permanence, un "Délai maximum de désinscription" peut être paramétré. 

4 : Si les permanences ne doivent pas être assurées par tous les membres inscrits sur le site, il est possible de restreindre la gestion des permanences à un groupe.
 

Notifications

Pour les permanences, il existe deux types de notifications :

• Mail de rappel : rappelle la permanence à tous les membres inscrits. Le mail est envoyé avant le délai indiqué dans le paramétrage général.
• Mail d'alerte : si le nombre de permanents est insuffisant, ce mail est envoyé à la place du mail de rappel à tous les membres concernés (tous les membres inscrits sur le site ou, s'il est renseigné, aux membres associés au groupe des permanents)

Ces mails sont envoyés au délai fixé précédemment (Délai de rappel des permanences).



Pour les deux types de mail, si aucun message n'est renseigné, il y en aura un par défaut. Aussi, il est possible de paramétrer les sujets de chaque mail.
Comme pour chaque message personnalisable, il existe certaines valeurs qui peuvent être remplacées. Ces valeurs sont visibles dans chaque encadré bleu "Les valeurs ${} seront remplacées", en cliquant sur la flèche associée.

Saisie et suivi des permanences par un coordinateur 

Définir le nombre de permanents requis
 

C'est depuis l'écran des livraisons, que le nombre de permanents requis peut être défini.
Sur la livraison qui est existante, aller sur le crayon en bout de ligne, puis en bas de la page, la section Permanence permet de définir les besoins pour cette date notamment le nombre de permanents. Il est possible de cocher des rôles à assurer lors de cette permanence. La personne devra alors choisir son rôle au moment de s'inscrire. Un Rôle ne peut être pourvu qu'une seule fois. Il faut donc paramétrer au moins autant de rôles que de permanents requis.


 

Définir des permanents 

Pour une date de livraison concernée, un coordinateur peut lui même renseigner les membres qui seront permanents. Il faut aller sur la date de livraison grâce au crayon jaune et dans la partie "Permanents", indiquer les comptes. Le nombre de permanent à sélectionner dépendant du nombre de permanents requis juste au dessus.

Visualisation des permanences 

Vue synthèse 

Un sous menu "Les permanences" est accessible depuis le menu Membres afin d'accéder au tableau des permanences et ainsi assurer le suivi. Il est possible de se positionner sur la période pour laquelle on souhaite avoir un aperçu.
Pour un coordinateur toutes les dates de livraisons sont visibles même si elles sont pour le moment fermées.
En vert : les permanences valides, le nombre d'inscrits correspond au nombre de permanents requis.
En orange : les permanences non valides, le nombre d'inscrit est indiqué mais ne correspond pas au nombre de permanents requis, il manque des permanents.


 

Vue par membre 

Cette vue permet également de voir les permanences valides (vertes) et non valides. En dessous de chaque date de livraison est indiqué en rouge le nombres de permanents inscrits sur le nombre de requis, et cela tant que le nombres requis n'est pas atteint.
Cela permet de retrouver facilement les membres ayant déjà fait des permanences ou au contraire ceux qui n'en ont pas encore faite.


 

Permanences pour les membres 

Accès aux permanences

Un membre peut accéder aux permanences depuis le menu "Accès direct" lorsqu'il est connecté.



Le tableau des permanences s’affiche en mode synthèse par défaut. On peut également filtrer l’affichage par date. Seules les dates de livraison ouvertes apparaissent.

Inscription à une permanence 

Pour s'inscrire il suffit de cliquer sur la date de la permanence à laquelle la personne souhaite s'inscrire. Une fenêtre "Inscription à une permanence" apparaît alors. 
Si des rôles sont obligatoires pour cette date, il faut choisir un des rôles proposés pour s'inscrire. Sinon il sera possible de directement cliquer sur "Je  m'inscris".



Une fois l'inscription validée, une fenêtre de confirmation apparaît. 


 

Désinscription d'une permanence

Pour se désinscrire d'une permanence, il faut cliquer sur la permanence en question. La fenêtre "Inscription à une permanence" apparaît alors. 
Il suffit ensuite de renseigner un message obligatoire pour indiquer la raison de sa désinscription et cliquer sur "Je me désinscris".