Gestion des contacts

Les contacts permettent de renseigner des destinataires supplémentaires lors de l'envoi de mail. 
Sur la fiche d'un membre, s'il s'agit d'un client professionnel ou d'un producteur, il est possible d'ajouter des contacts pour ce membre et d'indiquer quel type de notifications il reçoit. 

 

Ajouter un contact


Sur la fiche d'un membre, dans la partie "Contact", cliquer sur le plus vert pour ajouter un nouveau contact.




 

Une nouvelle fenêtre "Ajout d'un contact" s'ouvre et il est possible d'y renseigner les différents champs nécessaires.
L'adresse mail est obligatoire pour que le contact puisse recevoir des notifications.
Dans le dernier champ "Type de contact", plusieurs choix se présentent :

  • Aucune notification : le contact est juste renseigné mais ne reçoit rien.
  • Notifications administratives : ce contact ne recevra que les factures. 
  • Notifications des commandes : ce contact recevra toutes les notifications concernant les commandes.
  • Toutes les notifications : ce contact reçoit les notifications administratives et celles des commandes. Il reçoit les mêmes notifications que l'adresse mail principale du membre.

 
 
Une fois les contacts créés, ils apparaissent dans un tableau. il est possible de les modifier (1) ou de les supprimer (2).
 


Après création, modification ou suppression d'un contact, il est important d'enregistrer en bas de page ou avec le bouton d'enregistrement qui apparaît en haut à droite.

Importer / Exporter des contacts

 
Depuis l'écran de gestion des membres, l'import ou l'export de contacts se fait en cliquant sur le bouton "Autres".


 
Un fichier est alors téléchargé au format csv et peut être ouvert avec Excel ou Libre Office.
En ouvrant le fichier avec Libre office, la fenêtre de réglages ci-dessous apparaît. Il est important de régler le séparateur sur « Point-virgule » et le jeu de caractères sur « Europe occidentale ».
 

En ouvrant le fichier avec Excel, le logiciel reconnaîtra automatiquement ce fichier.

Pour ajouter un certain nombre de contacts aux membres, il est plus simple de le faire par un import Excel.
Il faut tout d'abord renseigner 1 ou 2 contacts sur des membre puis exporter les contacts.
Ensuite il faut ajouter tous les contacts sur le fichier généré, enregistrer puis réimporter le fichier.
Pour remplir le fichier, il y a besoin de la référence et du libellé du membre auquel le contact est ajouté.


 

NB :  lors de l'envoi d'un message depuis l'écran des membres, le mail n'est pas envoyé aux adresses mail des contacts mais seulement à l'adresse mail principale.