Imports / Exports de membres

L'import et l'export des membres permet de gérer ses membres sur un fichier .ods ou .csv, un fichier qui peut être ouvert avec Excel ou LibreOffice.
Cela permet notamment de créer ou modifier des membres.

Exporter une trame

Pour exporter les membres, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant depuis l'écran des membres. 
Vous avez le choix entre deux extensions de fichier :
  • Feuille de calcul OpenDocument (*.ods)
  • Comma-separated Values (*.csv)



Le fichier .ods est à privilégier. Il peut être ouvert aussi bien avec Excel ou Libre Office. Pour l'ouvrir, il suffit de double cliquer sur le fichier une fois qu'il est téléchargé.
Le fichier téléchargé apparaît en bas de de la fenêtre de navigateur Web ou dans le dossier des Téléchargements. 

Le fichier .csv peut être ouvert uniquement avec Libre Office afin d'éviter tout problème d'encodage. Pour l'ouvrir, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous.
En double-cliquant sur le fichier, la fenêtre de réglages ci-dessous apparaît. Il est important de régler le séparateur sur « Point-virgule » et le jeu de caractères sur « Unicode (UTF-8) ».


Remplir le fichier

Attention : par souci de formatage automatique avec Excel, il se peut que les colonnes suivantes commencent par une étoile *, lorsqu'elles ne contiennent que des chiffres :
- Référence
- SIRET
- Code Service
- Observations Administratives

Si vous souhaitez modifier une de ces colonnes, veillez à bien remettre une étoile * devant la donnée, pour que celle-ci soit interprétée comme du texte.
Cette étoile sera automatiquement supprimée lors de l'import vers Socleo.


Une fois votre fichier exporté, vous pouvez le modifier :
- En apportant des modifications sur les membres existants (attention à ne pas modifier la "Référence" du membre, c'est elle qui permet de l'identifier)
- Et/ou en créant de nouveaux membres : un nouveau membre sera identifié si vous saisissez une nouvelle "Référence"

 

Comment remplir le fichier ?

Intitulé de la colonne dans le tableau

Obligatoire ?

Équivalent du champ dans la fiche membre

Comment remplir le champ ?

Référence Obligatoire "Référence" Attention, la référence est l'élément unique qui permet d'identifier un membre. Si la référence est modifiée sur un membre déjà existant, la modification ne sera pas prise en compte sur celui-ci, cela va créer un second membre
Type membre Obligatoire
 
- Lettre unique correspondant au type de membre correspondant au "Libellé type membre" :
- P = producteur
- C = client particulier
- B = client professionnel ou restauration collective
Libellé type membre   "Profil" Inutile de remplir ce champ si la colonne précédente est bien renseignée. Trois valeurs possibles :
- "Producteur"
- "Personne" (client particulier)
- "Commerce ou restaurant" (client professionnel)
Dénomination structure Obligatoire "Dénomination" Renseigner le nom de la structure ou du membre
Raison sociale   "Raison sociale" Renseigner la raison sociale (peut être identique à la dénomination)
Nom   "Nom du contact" / "Nom" Renseigner le nom du membre
Prénom   "Prénom" Renseigner le prénom du membre
Adresse mail   "Adresse mail" Renseigner l'adresse mail du membre qui lui servira d'identifiant de connexion
Adresses mail secondaires - "Adresse mail secondaire" Renseigner la ou les adresse(s) mail secondaire(s) du membre
Adresse - "Adresse" Renseigner l'adresse postale (figurera sur le BL si le client est livré à domicile)
Code postal - "Code postal" Renseigner le code postal (figurera sur le BL si le client est livré à domicile)
Ville - "Ville" Renseigner la ville associée à l'adresse (figurera sur le BL si le client est livré à domicile)
Téléphone principal - "Téléphone principal" Renseigner le téléphone principal (figurera sur le BL client)
Téléphone secondaire - "Autre numéro" Renseigner le téléphone secondaire. Si il en existe plusieurs, ils doivent être séparés par un point virgule sans espace
Fax - "Fax" Renseigner le numéro fax
Type Groupe inscription[GI] Facultatif, présent si au moins un groupe de type "Groupe inscription" est créé dans Paramétrage > Membres > Groupes "Groupe inscription" Renseigner le code du groupe souhaité. Si le client fait partie de plusieurs groupes, mettre les différents codes séparés par un saut de ligne dans la même cellule
Type Groupe fournisseur[GF] Facultatif, présent si au moins un groupe de type "Groupe fournisseur" est créé dans Paramétrage > Membres > Groupes "Groupe fournisseur" Idem
Type Groupe client[GC] Facultatif, présent si au moins un groupe de type "Groupe client" est créé dans Paramétrage > Membres > Groupes "Groupe client" Idem
Type Groupe général[GG] Facultatif, présent si au moins un groupe de type "Groupe général" est créé dans Paramétrage > Membres > Groupes "Groupe général" Idem
Gamme tarifaire Facultatif, présent si au moins un groupe de type "Gamme tarifaire" est créé dans Paramétrage > Membres > Groupes "Tarification" Renseigner le code de la gamme tarifaire souhaitée (une seule gamme tarifaire par client)
Restreindre la boutique aux offres commerciales Facultatif, présent si la boutique virtuelle est active ou si le module "Offres" est actif "Restreindre la commande en ligne aux offres commerciales" Nombre entier : renseigner "1" pour restreindre la boutique aux offres commerciales pour ce membre
Famille client Facultatif, présent si au moins un groupe de type "Famille client" est créé dans Paramétrage > Membres > Groupes "Famille client" Renseigner le code de la famille souhaitée (une seule famille client par membre)
Exempter le client de TVA   "Exempte le client de TVA (Clients frontaliers, export...)" Nombre entier : renseigner "1" si le client est exempt de TVA
Exempter le fournisseur de TVA   "Exempter le fournisseur de TVA (association, auto-entrepreneur...)" Nombre entier : renseigner "1" si le fournisseur est exempt de TVA
Code comptable   "Code comptable" Renseigner le code comptable du membre (pour un client)
Référence compte facturation   "Compte de facturation" Si les commandes doivent être facturées au nom d'un autre client au moment de la facturation, renseigner la référence du membre souhaité
Libellé compte facturation   "Compte de facturation" Inutile de remplir ce champ si la colonne précédente est bien renseignée. Renseigner la dénomination du compte de facturation
Remise par défaut   "Remise par défaut" Format "10,10". Renseigner le % de remise par défaut à appliquer au moment de la facturation des commandes
Famille fournisseur Facultatif, présent si au moins un groupe de type "Famille fournisseur" est créé dans Paramétrage > Membres > Groupes "Famille fournisseur" Renseigner le code de la famille souhaitée (une seule famille fournisseur par membre)
Code comptable fournisseur   "Code comptable fournisseur" Renseigner le code comptable du membre (pour un fournisseur)
Commission par défaut Facultatif, présent si la gestion des factures fournisseurs est activée dans le paramétrage   Format "10,10". Renseigner le %de la commission à appliquer au moment de la facturation fournisseur
Raison sociale et adresse administrative Facultatif, donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Raison sociale et adresse" Si les coordonnées doivent être différents que celles qui figurent sur le BL, renseigner la raison sociale et l'adresse de facturation
Code postal administratif Idem "Code postal" Renseigner le code postal
Ville administrative Idem "Ville" Renseigner la ville
Adresse mail administrative Idem "Adresse mail" Renseigner l'adresse mail qui sera utilisée pour les envois de factures
Téléphone administratif principal Idem "Téléphone principal" Renseigner le numéro de téléphone 
Téléphone administratif secondaire Idem "Autre numéro" Renseigner le numéro de téléphone secondaire
Fax administratif Idem "Fax" Renseigner le numéro de fax
Type d'établissement Obligatoire, donnée présente s'il s'agit d'un site de vente aux professionnels "Type d'établissement" Nombre entier :
0 = Non renseigné
1 = Privé
2 = Public
Siret Facultatif, donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Siret" Renseigner le numéro Siret du membre
Numéro TVA Idem "Numéro TVA" Renseigner le numéro de TVA
Code service Facultatif, donnée présente si le membre est de type client professionnel "Code service" Renseigner le code service associé au membre
Numéro engagement Idem "Numéro d'engagement par défaut" Renseigner le numéro d'engagement associé au membre
Masquer producteur sur documents adm. Facultatif, donnée présente si le membre est de type "producteur" "Masquer le fournisseur sur les documents administratifs (bons livraison, factures)" Nombre entier : renseigner "1" pour masquer le producteur sur les documents administratifs
Masquer producteur sur annuaire Idem "Masquer le fournisseur dans l'annuaire" Nombre entier : renseigner "1" pour masquer le producteur dans l'annuaire
Observation internes   "Observations coordinateurs" Renseigner les informations internes liées à ce membre
Observations livraisons   "Observations livraisons (BL)" Renseigner les informations que vous souhaitez toujours faire apparaitre sur les BL de ce client
Observations administratives   "Observations administratives (factures)" Renseigner les informations que vous souhaitez toujours faire apparaitre sur les factures de ce client
Code point de retrait Facultatif, donnée présente si le site gère les modes de livraison (paramétrage existant uniquement sur les sites de vente aux particuliers) "Point de collecte" Renseigner le code de point de retrait
Libellé point de retrait Idem "Point de collecte" Inutile si la colonne précédente est bien renseignée, il s'agit du libellé correspondant
Code point de ramasse Facultatif, donnée présente si le site est de type plateforme "Lieu de ramassage" Renseigner le code de point de ramasse
Libellé point de ramasse Idem "Lieu de ramassage" Inutile si la colonne précédente est bien renseignée, il s'agit du libellé correspondant
chéance facturation   "chéance facturation" Renseigner le nombre de jours souhaité pour l'échéance de règlement des factures pour ce client
Décaler l'échéance à la fin du mois   "chéance facturation" Nombre entier : renseigner "1" si l'échéance est à la fin du mois
Décaler l'échéance à la fin de décade   "chéance facturation" Nombre entier : renseigner "1" si l'échéance est à la fin de la décade
Découvert autorisé Obligatoire, présent si l'option "Débiter / créditer les comtes et vérifier le solde" est activée dans le paramétrage "Encours maximal" Format "10,10" renseigner le montant du découvert autorisé
Date d'inscription     Renseigner la date d'inscription du membre
Mail relance commande Facultatif, donnée présente si la notification du rappel de commande est activée dans le paramétrage   Nombre entier : renseigner "1" si le client accepte de recevoir le mail de rappel de commande
Mail contact     Nombre entier : renseigner "1" si le client accepte de recevoir des mails d'information commerciale ou des newsletter de votre part
Dates d'adhésion Facultatif, donnée présente si la gestion des adhésions est activée dans le paramétrage "Adhésion à jour" Renseigner la date d'adhésion du membre, format jj/mm/aaaa, exemple : 06/01/2021).
Coût d'approvisionnement hebdomadaire Facultatif, donnée présente sur les sites de vente aux professionnels "Coût d'approvisionnement hebdomadaire" Renseigner le montant du coût d'approvisionnement hebdomadaire
Coût d'approvisionnement mensuel Idem "Coût d'approvisionnement mensuel" Renseigner le montant du coût d'approvisionnement mensuel
Nombre de consommateurs Idem "Nombre de consommateurs" Renseigner le nombre de consommateurs (nombre entier)
Coût matière Idem "Coût matière" Renseigner le montant du coût matière
tat relance   Correspond à la colonne "Etat relance" dans "Membres" > onglet "Commandes"
0 = --
1 = coche verte
2 = croix rouge
Nombre entier à renseigner pour indiquer l'état des relances de facturation :
0 = Non relancé
1 = 1ère relance
2 = 2ème relance
Codes client   "Code client" Renseigner le ou les codes clients associés.
Référence externe (code EAN) Facultatif, donnée présente sur les sites de vente aux professionnels "Code EAN" Renseigner la référence externe
Adhésion au programme de fidélité Facultatif, donnée présente si la gestion du programme de fidélité est activée dans le paramétrage "Activer le programme de fidélité" Nombre entier : renseigner "1" si le client adhère au programme de fidélité
Date fidélité Idem "Depuis le :" Renseigner la date d'adhésion au programme de fidélité (ex: 21/10/2021)
Nombre de points de fidélité Idem "Nombre de points :" Renseigner le nombre de points de fidélité
RGPD Facultatif, donnée présente sur les sites de vente aux particuliers "A accepté les RGPD" Au choix :
- Laisser vide pour laisser le client choisir lui-même (recommandé)
- Renseigner "1" si le membre accepte le règlement général sur la protection des données


Importer

Pour importer les membres, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant depuis l'écran des membres.
 
La fenêtre d'import s'ouvre alors, et le fichier à importer peut être sélectionné parmi les fichiers présents sur l'ordinateur. L'import peut se faire depuis un fichier ODS mais aussi depuis un fichier CSV.



Après validation, un bilan s'affiche au sein d'une pop-up, et d'éventuelles erreurs peuvent alors être traitées.