Imports / Exports de membres

 

L'import et l'export des membres permet de gérer ses membres sur un fichier .csv, c'est à dire un fichier Excel qui peut aussi être ouvert avec LibreOffice.
Cela permet notamment de créer ou modifier des membres plus facilement.

 

Exporter

Pour exporter les membres, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant depuis l'écran des membres. 

Un fichier est alors téléchargé au format csv, qui peut être ouvert par Excel ou LibreOffice.

Le fichier téléchargé apparaît en bas de de la fenêtre de navigateur Web ou dans le dossier des Téléchargements. 

Si le fichier est ouvert avec LibreOffice, la fenêtre de réglages ci-dessous apparaît. Il est important de régler le séparateur sur « Point-virgule » et le jeu de caractères sur « Europe occidentale ».
Si le fichier est ouvert avec Excel, le logiciel reconnaîtra automatiquement ce fichier.
Si le fichier est ouvert avec Numbers (Mac), l'encodage utilisé doit être Occidental (ISO Latin 3).



Attention : par souci de formatage automatique avec Excel, il se peut que les colonnes suivantes commencent par une étoile *, lorsqu'elles ne contiennent que des chiffres :
  • Référence
  • SIRET
  • Code Service
  • Observations Administratives
     
Si vous souhaitez modifier une de ces colonnes, veillez à bien remettre une étoile * devant la donnée, pour que celle-ci soit interprétée comme du texte.
Cette étoile est automatiquement supprimée lors de l'import vers Socleo.

Importer


Pour importer les membres, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant depuis l'écran des membres.
 
La fenêtre d'import s'ouvre alors, et le fichier à importer peut être sélectionné parmi les fichiers présents sur l'ordinateur.




Après validation, un bilan s'affiche au sein d'une pop-up, et d'éventuelles erreurs peuvent alors être traitées.


 

 
Comment remplir le fichier d'import ?

 

Intitulé de la colonne dans le tableau

Obligatoire ? Présent dans quel contexte ?

quivalent du champ dans la fiche membre

Comment remplir le champ ?

Référence Obligatoire "Référence" Attention la référence est unique. Si la référence est modifiée sur un membre déjà existant, la modification ne sera pas prise en compte sur celui-ci. Elle va créer un doublon.
Type membre Obligatoire
 
- Lettre unique correspondant au type de membre correspondant au "Libellé type membre" :
- P si producteur ;
- C si personne ;
- B si commerce ou restaurant.
Libellé type membre Obligatoire "Profil" 3 Libellés possibles :
- Producteur ;
- Personne (= Particulier) ;
- Commerce ou restaurant (= Professionnel).
Dénomination structure Obligatoire "Dénomination" Renseigner le nom de la structure ou du membre.
Raison sociale Si le champs n'est pas renseigné, la valeur par défaut est la dénomination. "Raison sociale" Renseigner la raison sociale (Peut être identique à la dénomination).
Nom - "Nom du contact" / "Nom" Renseigner le nom du membre/contact.
Prénom - "Prénom" Renseigner le prénom du membre/contact.
Adresse mail - "Adresse mail" Renseigner l'adresse mail du membre/contact.
Adresses mail secondaires - "Adresse mail secondaire" Renseigner la ou les adresse(s) mail secondaire(s) du membre/contact.
Adresse - "Adresse" Renseigner l'adresse postale du membre/ structure.
Code postal - "Code postal" Renseigner le code postal du membre/structure.
Ville - "Ville" Renseigner la ville associée à l'adresse du membre/structure.
Téléphone principal - "Téléphone principal" Renseigner le téléphone principal du membre/structure.
Téléphone secondaire - "Autre numéro" Renseigner le téléphone secondaire du membre/structure. Si il en existe plusieurs, ils doivent être séparer par un point virgule (;).
Fax - "Fax" Renseigner le fax du membre/structure.
Type groupe Obligatoire (seulement si un type de groupe a été paramétré au préalable pour des membres spécifiques. "Groupe général" Renseigner le code du groupe correspondant, préalablement créé.
Gamme tarifaire Présent si le circuit a créé des gammes tarifaires "Tarification" Renseigner le code de la gamme correspondante.
Restreindre la boutique aux offres commerciales Présent si la boutique virtuelle est active ou si le circuit a activé la gestion des remises dans les paramétrages "Restreindre la commande en ligne aux offres commerciales" Renseigner le numéro 1 pour restreindre la boutique aux offres commerciales.
Famille client Présent si le circuit a créé des familles de client "Famille client" Renseigner le code de l'option créée.
Exempter le client de TVA Présent si la gestion de la TVA a été activée dans les paramétrages du site. "Exempte le client de TVA (Clients frontaliers, export...)" Renseigner le numéro 1 si le client est exempt de TVA.
Exempter le fournisseur de TVA Présent si la gestion de la TVA a été activée dans les paramétrages du site. "Exempter le fournisseur de TVA (association, auto-entrepreneur...)" Renseigner le n° 1 si le fournisseur est exempt de TVA.
Code comptable Présent si la gestion comptable a été activée dans les paramétrages du site "Code comptable" Renseigner le code comptable associé.
Référence compte facturation Présent si la gestion de la TVA ou la gestion de la comptabilité a été activée dans les paramétrages du site - Renseigner la référence du compte de facturation associée.
Libellé compte facturation   "Compte de facturation" Renseigner la dénomination du compte de facturation associé.
Remise par défaut Présent si le circuit a activé la gestion de la TVA dans les paramétrages du site "Remise par défaut" Renseigner le % de remise par défaut (ex: 2).
Famille fournisseur Présent si le circuit a créé des familles de fournisseur   Renseigner la famille de fournisseurs auquel le circuit est associée.
Code comptable fournisseur Présent si la gestion de la TVA ou la gestion de la comptabilité ou la gestion de la facturation fournisseur a été activée dans les paramétrages du site   Renseigner le code comptable fournisseur associé.
Commission par défaut Présent si la gestion des factures fournisseurs est activée dans les paramétrage du site   Renseigner le montant de la commission associé.
Adresse administrative Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Adresse" Renseigner l'adresse professionnelle.
Code postal administratif Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Code postal" Renseigner le code postal professionnel.
Ville administrative Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Ville" Renseigner la ville de l'adresse professionnelle.
Adresse mail administrative Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Adresse mail" Renseigner l'adresse mail professionnelle.
Téléphone administratif principal Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Téléphone principal" Renseigner le téléphone professionnel.
Téléphone administratif secondaire Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Autre numéro" Renseigner le téléphone secondaire professionnel.
Fax administratif Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Fax" Renseigner le fax professionnel.
Type d'établissement Présent si le circuit est en vente aux professionnels "Type d'établissement" Renseigner le numéro correspondant à la valeur souhaitée :
0
= Non renseigné ;
1 = Privé ;
2 = Public.
Siret Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Siret" Renseigner le numéro Siret de l'entreprise.
Numéro TVA Donnée présente si le membre est de type producteur ou client professionnel "Numéro TVA" Renseigner le numéro TVA professionnel.
Code service Présent si le circuit est en vente aux professionnels ou si au moins un des clients du circuit est de la vente au professionnel   Renseigner le code service associé au membre.
Numéro engagement Présent si le circuit est en vente aux professionnels ou si au moins un des clients du circuit est de la vente au professionnel   Renseigner le numéro d'engagement associé au membre.
Masquer producteur sur documents adm. - "Masquer le fournisseur sur les documents administratifs (bons livraison, factures)" (Onglet informations producteur) Renseigner le n°1 pour masqué producteur sur les documents administratifs.
Masquer producteur sur annuaire - "Masquer le fournisseur dans l'annuaire" (Onglet informations producteur) Renseigner le n°1 pour masquer le producteur sur l'annuaire.
Observation internes - "Observations coordinateurs" Renseigner les informations internes liées à ce membre.
Observations livraisons - "Observations livraisons (BL)" Renseigner les informations de livraison liées à ce membre.
Observations administratives - "Observations administratives (factures)" Renseigner les informations administratives liées à ce membre.
Code point de retrait Présent si le circuit gère les livraisons - Renseigner le code de point de retrait.
Libellé point de retrait Présent si le circuit gère les livraisons "Point de collecte" Renseigner le libellé du point de retrait.
Code point de ramasse Présent si le circuit est une plateforme - Renseigner le code de point de ramasse.
Libellé point de ramasse Présent si le circuit est une plateforme "Lieu de ramassage" Renseigner le libellé du point de ramasse.
chéance facturation - "chéance facturation" Renseigner le nombre de jours souhaité pour l'échéance.
Décaler l'échéance à la fin du mois - "chéance facturation" Renseigner le n° 1 si l'échéance est à la fin du mois.
Décaler l'échéance à la fin de décade - "chéance facturation" Renseigner le n° 1 si l'échéance est à la fin de la décade.
Découvert autorisé Présent si l'option "Débiter / créditer les comtes et vérifier le solde" est activée dans le paramétrage. "Encours maximal" Renseigner le montant du découvert autorisé.
Date d'inscription - - Renseigner la date d'inscription.
Mail relance commande Présent si le circuit a activé la notification du rappel de commande - Renseigner le n°1 si l'envoi du mail est activé.
Mail contact - - Renseigner le n°1 si l'envoi du mail est activé.
Dates d'adhésion Présent si le circuit gère les adhésion "Adhésion à jour" Renseigner la date d'adhésion du membre (ex : 06/01/2021).
Coût d'approvisionnement hebdomadaire Présent si le circuit est en vente aux professionnels "Coût d'approvisionnement hebdomadaire" Renseigner le montant du coût d'approvisionnement hebdomadaire.
Coût d'approvisionnement mensuel Présent si le circuit est en vente aux professionnels "Coût d'approvisionnement mensuel" Renseigner le montant du coût d'approvisionnement mensuel.
Nombre de consommateurs Présent si le circuit est en vente aux professionnels "Nombre de consommateurs" Renseigner le nombre de consommateurs.
Coût matière Présent si le circuit est en vente aux professionnels "Coût matière" Renseigner le montant du coût matière.
tat relance Utilisé pour le suivi commercial Correspond à la colonne "Etat relance" dans les membres > onglet Commande.
0 = --
1 = coche verte
2 = croix rouge
Renseigner le n° concernant l'état des relances de facturation :
0 = Non relancé ;
1 = 1ère relance ;
2 = 2ème relance ;
 
Codes client Présent sur tout les sites sauf les AMAP "Code client" Renseigner le ou les codes clients associés.
Référence externe (code EAN) Présent si le circuit est en vente aux professionnels "Code EAN" Renseigner la référence externe.
Adhésion au programme de fidélité Présent si le circuit gère un programme de fidélité "Activer le programme de fidélité" Renseigner le n°1 si le membre adhère au programme de fidélité
Date fidélité Présent si le circuit gère un programme de fidélité "Depuis le :" Renseigner la date d'adhésion au programme de fidélité (ex: 21/10/2021)
Nombre de points de fidélité Présent si le circuit gère un programme de fidélité "Nombre de points :" Renseigner le nombre de points de fidélité
RGPD Présent si le circuit est en vente aux particuliers "A accepté les RGPD" Renseigner le n°1 si le membre accepte le règlement général sur la protection des données.