Suivi des soldes

Cet article décrit les fonctionnalités qui permettent de faciliter le suivi du solde des comptes clients dans le cadre du paiement en ligne.

Contexte

Lors de la saisie d'une commande, le client est invité à régler le montant de sa commande en ligne.
Le jour de la livraison, la commande récupérée par le client peut être différente de la commande initiale. Voici quelques cas qui peuvent engendrer des différences :
- Un produit est en rupture le jour de la livraison
- Un produit a été commandé pour une quantité initiale de 500g, mais 450g sont livrés.
- Des produits sont proposés sur place et le client complète sa commande
Ces ajustements engendrent un écart entre le montant initial payé en ligne par le client et le montant de la commande livrée. Cet écart appelé reliquat.

Lorsqu'un reliquat apparait sur le compte d'un client, celui-ci est automatiquement pris en compte lors de la saisie de la commande suivante.
Par exemple, suite à la rupture d'un produit sur sa commande, un client dispose d'un reliquat 4¤ en sa faveur. Si celui-ci effectue une nouvelle commande, pour un montant de 20¤, la somme qui lui sera demandé de réglé sera de 16¤ (20 - 4).

Suivi des reliquats

Il est possible de consulter le solde des comptes de l'ensemble des clients depuis le tableau de bord des membres


Dans ce tableau, différentes colonnes sont présentes :
  • Encours
    C'est le montant total des commandes du client qui n'ont pas encore été facturées.
    Lorsque la facturation est régulière, ce montant correspond à la (ou les) dernières commandes du client
     
  • Solde
    Il s'agit du montant théorique présent sur le compte du client. Ce montant correspond à l'ensemble des règlements effectuées par le client auquel est déduit l'ensemble de ses factures.
    Par exemple, un client a effectué un paiement de 100¤, et possède 2 factures de 45¤. Le solde de son compte est alors de 10¤ (100 - 45 - 45).
     
  • Reliquat
    Le reliquat correspond à la différence entre le solde du compte et le montant des commandes en cours. (Cf ci-dessus)
    Par exemple, un client dispose d'un solde de 20¤ suite à un paiement en ligne. Le montant encours est de 16¤ suite à un ajustement de la commande livrée. Le reliquat est alors de 4¤ (20 - 16)

Il est également possible de consulter le solde d'un seul compte via la loupe à côté du nom du compte


Si aucune facturation n'est effectuée, le montant des commandes en cours correspond au montant total des commandes effectuées par le client, ce qui rend le suivi très difficile.
C'est pourquoi il est très fortement recommandé de générer les factures des commandes pour le suivi des soldes

Facturation et pointage des versements

Lorsqu'un client effectue un paiement en ligne, un versement est automatiquement créé dans la comptabilité afin de créditer son compte.
Le logiciel propose des fonctionnalités de pointage afin de rapprocher les versements avec les factures, ce qui permet de suivre la différence entre le paiement initial et le montant facturé de la commande.
Pour ce suivi, il est nécessaire de générer les factures pour les commandes.

Une fois le rapprochement effectué, voici un exemple d'affichage en comptabilité


Les factures et les versements totalement rapprochés apparaissent respectivement avec l'étiquette "Réglée" ou "Pointé".
Lorsque le montant de la facture est différent de celui du versement :
  • En cas d'un versement au montant supérieur à celui de la facture, celui-ci apparait commande "Partiellement pointé".
  • En cas d'un versement au montant inférieur à celui- de la facture, la facture apparait commande "Partiellement réglée".

Pour connaitre exactement quel versement est associé à une facture et inversement, il est possible de cliquer sur le lien présent sous le montant dans les colonnes "Montant versé / Montant pointé" (Ici IP, IL, IO, IM, IN).
Lors de la prochaine facturation et du pointage suivant, les opérations partiellement réglées/pointées seront rapprochées en priorité.

Paramétrage

Par défaut, lorsqu'un client dispose d'un reliquat sur son compte, celui-ci peut choisir lors de sa prochaine commande si il souhaite régler le solde de son compte ou uniquement sa commande


Une option est disponible dans le paramétrage afin d'ajuster ce fonctionnement :


Attention, dans le cas de l'option "Le client paye uniquement le montant de sa commande", le client ne peut plus utiliser son reliquat. Celui-ci peut alors se cumuler et le client peut alors demander un remboursement de ce reliquat.