Activation des mails de rappel et de retrait des commandes

Document expliquant l'activation du mail de rappel pour effectuer sa commande et du mail de rappel de retrait de commande.

La partie "Commandes" permet la gestion de nombreux paramètres liés à la saisie des commandes.


Activation des mails de rappel de retrait de commande

Dans le module Paramétrage, sous-menu "Commandes", il est possible d'activer l'envoi d'un mail pour rappeler au client de venir récupérer sa commande. Une fois l'option cochée, les champs de paramétrage du mail apparaissent. 

  • Le délai de notification : il permet de paramétrer le jour où le mail de rappel est envoyé, en nombre de jours avant le jour de livraison. Si on indique "0", le mail est envoyé le jour-même de la date de livraison. Si on indique "1", le mail est envoyé un jour avant, soit la veille de la date de livraison.
  • Heure du rappel : correspond à l'heure à laquelle le mail est envoyé.
  • Sujet du message : il s'agit de l'objet du mail.
  • Message : correspond au texte du mail personnalisé grâce aux différentes valeurs proposées.


Activation des mails de rappel pour effectuer sa commande

Ce mail automatique est paramétrable seulement si la gestion des dates de livraison est activée sur votre site.


Dans le module Paramétrage, sous-menu "Boutique virtuelle", partie "Rappel d'échéance de livraison", il est possible d'activer l'envoi de mails aux clients qui n'ont pas encore commandé en cochant l'option . Ce mail permet de rappeler aux clients combien de jours il leur reste pour réaliser leur commande avant la prochaine livraison.
Une fois l'option cochée, les champs de paramétrage du mail apparaissent. 

Il est également possible de paramétrer ce mail automatique pour qu'il soit envoyé à tous les clients : dans ce cas-là, il est plutôt pour annoncer l'ouverture des commandes pour une date de livraison.

Ce n'est pas possible de cumuler ces 2 options pour l'envoi de mails automatiques.


  • Type de rappel : 
    • pour chaque livraison X jours (avant expiration du délai de commande) : un mail est envoyé X jours avant la date de clôture des commandes (selon le chiffre indiqué dans le champ dédié). Par exemple, pour une livraison le vendredi pour laquelle les commandes se clôturent le mercredi, si j'ai renseigné "2 jours" dans le champ, alors le mail sera envoyé le lundi. 
      Dans le cas où plusieurs lieux de livraison sont gérés sur un site (fonctionnalité des modes de livraison activée), le mail est envoyé aux personnes associées aux lieux de livraison qui seront disponibles sur les dates de livraison à venir dans la semaine.
       

      Cependant il faut que l'option d'envoi des mails de rappel d'échéance de livraison soit activé sur les lieux en question. Si ce n'est pas le cas, les clients associés à ces lieux là ne recevront pas ce mail automatique de rappel d'échéance de livraison.



      Si les modes de livraison ne sont pas activés, alors le mail est envoyé à tous les membres avec un compte client selon le paramétrage pour définir à qui est envoyé le mail (tous les clients ou seulement ceux qui n'ont pas commandé).

      Si il y a plusieurs jours de livraison dans la semaine, le mail est donc envoyé pour chaque date (si le client n'a pas commandé). Si les modes de livraisons sont activés, c'est le même comportement pour un lieu qui serait livré plusieurs fois dans la semaine.

    • Une fois par semaine le "..." : permet d'envoyer un mail à un jour fixe. Le mail est envoyé aux clients concernés selon le paramétrage défini (tous les clients ou ceux qui n'ont pas commandé). Dans ce cas, on regarde les futures livraisons à venir dans les 7 jours suivants. Le mail est envoyé seulement pour la 1ère date de livraison à venir ou pour la 1ère date de livraison qui concerne le client dans le cas où les lieux de livraison sont activés.
 
  • Heure du rappel de commande : l'heure à laquelle le(s) mail(s) automatique est(sont) envoyé(s).
  • Restreindre le rappel à un groupe de clients : les mails de rappel seront envoyés seulement aux personnes incluses dans le groupe (ou si l'option "Exclure" est cochée, les mails de rappel seront envoyés à tous les autres clients sauf ceux appartenant au groupe exclu). Si rien n'est renseigné les mails, seront envoyés à tous les membres concernés selon les différents paramétrages.
  • Sujet du mail de notification : sujet du mail que va recevoir le client. Un sujet est défini par défaut mais peut être modifié. Des variables peuvent y être insérées.
  • Message du mail de notification : message que va recevoir le client, un message est défini par défaut mais peut être modifié. Les variables peuvent être insérées et elle seront remplacées par les bonnes informations au moment de l'envoi.
    Dans le cas du type de rappel une fois par semaine, notez que les variables (notamment ${DATE} et ${DELAI}) fonctionnent aussi car le mail se base sur la 1ère livraison à venir dans les 7 jours.

Aperçu d'un mail avec le contenu par défaut visible ci-dessus. 
La rappel d'échéance de livraison est paramétré pour être envoyé le vendredi à midi.  Dans cet exemple la prochaine date de livraison existante sur le site est le dimanche 24 avril 2022.


 

Si le paramétrage n'est pas activé, l'utilisateur n'aura en aucun cas la main pour activer ces mails, les champs à cocher ne seront plus visibles.
Lorsque les rappels par mail sont activés, l'utilisateur a le choix d'accepter ou non l'envoi de ces mails.

Modification des paramètres de rappel par mail par le client

Il existe deux endroits où l'utilisateur peut avoir la main sur l'activation de ces paramètres :
  • Lors de son inscription
  • En se rendant dans la section "Mes préférences" dans son compte client

Modification des paramètres de rappel par mail par le coordinateur pour le client

En temps que coordinateur du site il est également possible d'activer ou de désactiver ces paramètres pour un utilisateur.  Pour cela il faut se rendre dans l'onglet "Membres"  et cliquer sur modifier.



Une fois sur la fiche membre, il faut se rendre sur l'onglet "Messagerie". À partir de là il est possible d'effectuer des modifications.