Créer un premier produit manuellement

Si aucun produit n'est encore renseigné, il faut d'abord créer un premier produit manuelle en cliquant sur le bouton "Nouveau produit" : voir l'aide en ligne dédiée.

 

Exporter le référentiel produit

La création de ce premier produit vous permettra d'avoir un début de trame avec les éléments à compléter.
Cliquez sur le bouton « Exporter » du menu principal de la page Produits.



Vous avez le choix entre deux extensions de fichier :

• Feuille de calcul OpenDocument (*.ods)
• Comma-separated Values (*.csv)

Nous vous recommandons de choisir le format .ods pour un meilleur affichage des caractères spéciaux.
Ce type de fichier peut être ouvert avec Excel d'autres applications comme Libre Office, Open Office ou Only Office.

Le fichier .csv peut être ouvert uniquement avec une application de type Libre Office afin d'éviter tout problème d'encodage. Pour l'ouvrir, nous vous recommandons de suivre la procédure ci-dessous.
En double-cliquant sur le fichier, la fenêtre de réglages ci-dessous apparaît. Il est important de régler le séparateur sur « Point-virgule » et le jeu de caractères sur « Unicode (UTF-8) ».



Si vous ouvrez le fichier avec Excel, sachez que cette application convertit les nombres de plus de 10 chiffres en notation scientifique (exemple : 3770000451788 devient 3,77E+12). Cela peut alors engendrer des erreurs de l'import, en modifiant des données sans que vous le vouliez. Pour éviter ce comportement, sur les champs susceptibles de contenir un nombre de plus de 10 chiffres (référence produit, référence fournisseur, numéro de SIRET, etc.), un astérisque est ajouté automatiquement avant la valeur, afin qu'Excel n’interprète pas la notation scientifique. Lors de l'import du fichier, le logiciel supprime automatiquement cet astérisque.
 

Comment remplir le fichier d'import ?

Colonnes obligatoires / Ordre des colonnes

Lors d'une création de produits par fichier d'import (si vous avez des nouvelles références présentes dans le fichier), toutes les colonnes doivent obligatoirement être présentes dans le fichier.
La première colonne doit obligatoirement être la colonne "Référence". Ensuite, l'ordre des autres colonnes n'a pas d'importance, tant qu'elles sont bien nommées et toutes présentes.

Lors de l'import d'un fichier comportant uniquement des références déjà existantes, seule la colonne "Référence" est obligatoire. Celle-ci doit être la première du fichier.
Les autres colonnes sont facultatives. A noter : les colonnes "Quantité" et "Unité de prix" sont interdépendantes : si l'une est présente, l'autre doit l'être également.
 

Trame

Voici la marche à suivre pour remplir le fichier produits :

Comment remplir le tableau d'import ?

Intitulé de la colonne dans le tableau	Le champ doit-il obligatoire être rempli ?	Equivalent du champ dans la fiche produit	Comment remplir le champ
Référence	Obligatoire	"Référence"	Code unique de chiffres et/ou lettres de 32 caractères max à créer
Code Producteur	Obligatoire	-	Code du producteur distribuant le produit, se trouve dans la fiche membre du producteur > Avancé > "Référence"
Libellé Producteur	Obligatoire	"Producteur"	Libellé du producteur distribuant le produit, se trouve dans la fiche membre du producteur > Identité > "Dénomination"
Autres producteurs		"Autres producteurs"	Codes de(s) producteur(s) secondaire(s). S'il y en a plusieurs, le mettre les uns en-dessous des autres, séparés par un retour à la ligne.
Type produit	Obligatoire si colonne "Libellé type produit" remplie	-	Classification de produits pour les circuits courts, voir ressources ici et ici
Libellé type produit	Obligatoire si colonne "Type produit" remplie	"Type de produit"	Classification de produits pour les circuits courts, voir ressources ici et ici
Secteur		"Secteur"	Code du secteur, se trouve dans Paramétrage > Produits > Secteurs
Famille		"Famille/Sous-familles"	Nom de la famille, se trouve dans Paramétrage > Produits > Secteurs
Sélection		-	-
Code Agriculture	Obligatoire si colonne "Libellé Agriculture" remplie	-	Lettre unique correspondant au type d'agriculture dans la colonne "Libellé Agriculture" : - B = Biologique - E = En conversion biologique - S = Sans engrais chimiques ni pesticides - D = Biodynamie
Libellé Agriculture	Obligatoire si colonne "Code Agriculture" remplie	"Agriculture"	Libellé en toutes lettres correspondant à la lettre unique indiquée dans la colonne "Code agriculture" : - Biologique - En conversion biologique - Sans engrais chimiques ni pesticides - Biodynamie
Désignation	Obligatoire	"Désignation"	Libellé produit qui sera visible par le client
Complément		"Complément"	Descriptif produit qui sera visible par le client
Libellé produit		"Libellé"	Facultatif, à utiliser si besoin d'avoir un libellé interne différent de la désignation
Ordre		"Ordre d'affichage"	Nombre entier : rang qui prendra le pas sur l'ordre alphabétique par défaut
Photo		"Photo"	Photo du produit. Ne peut pas être intégrée via le fichier d'import, doit être importée à la main sur chaque fiche produit
Fiche technique		"Fiche technique"	Possibilité d'intégrer un fichier (exemple : PDF) sur la fiche produit. Ne peut pas être intégrée via le fichier d'import, doit être importée à la main sur chaque fiche produit
Prix	Obligatoire	"Prix de vente"	Format "10,10". Selon l'option choisie dans la colonne "Unité de prix", le prix sera exprimé : - Au kilo - Au litre - A l'unité Attention : - Prix TTC sur les sites de vente aux particuliers - Prix HT sur les sites de vente aux professionnels
Unité de prix	Obligatoire	"Unité de prix"	Au choix : - K = kilo - L = litre - U = unité
Promotion		"Promotion"	Pourcentage de promotion, format : 20,00
Début de la promotion		"Promotion"	Date de début de promotion, format : 01/01/2021
Fin de la promotion		"Promotion"	Date de fin de promotion, format : 01/01/2021
TVA	Obligatoire	"TVA"	Nombre entier correspondant chacun à un taux différent, cinq options : - 1 = Taux réduit 5.5% - 2 = Taux plein 20% - 3 = Taux intermédiaire 10% - 4 = Taux super réduit 2.1% - 5 = Non assujetti
Taxe Cotisation interfel		"Taxes parafiscales"	Si le produit a une taxe Interfel, écrire 1 dans la cellule
Code EAN13		"Référence EAN"	Nombre entier de 13 chiffres
Unité de gestion	Obligatoire si colonne "Conditionnement" remplie	-	Code correspondant à l'option choisie dans  la colonne "Conditionnement" : - BARQ = Barquette - BIB = Bib - BIDON = Bidon - BOCAL = Bocal - BOTTE = Botte - BOUT = Bouteille - BRICK = Brick - CGTT = Cagette - CAISSE = Caisse - CART = Carton - CLSSVD = Colis sous vide - COLIS = Colis - DOYPACK = Doypack - PCK = Pack - PANIER = Panier - PAQ = Paquet - U = Pièce - POCHE = Poche - POT = Pot - SAC = Sac - SACHET = Sachet - SEAU = Seau - VIDE = Sous-vide - TRANCHE = Tranche - VERRINE = Verrine
Conditionnement	Obligatoire si colonne "Unité de gestion" remplie	"Conditionnement"	Au choix en toutes lettres : - Barquette - Bib - Bidon - Bocal - Botte - Bouteille - Brick - Cagette - Caisse - Carton - Colis sous vide - Colis - Doypack - Pack - Panier - Paquet - Laisser le champ vide pour "Pièce" - Poche - Pot - Sac - Sachet - Seau - Sous-vide - Tranche - Verrine
Quantité	Obligatoire si prix au kilo ou au litre	"Poids net"	Format "10,10" La quantité est à exprimer : - En kilo si le prix est au kilo (obligatoire) - En kilo si prix est à l'unité (facultatif, laisser à 0 si pas de poids. - En litre si le prix est au litre (obligatoire)
Poids Brut		"Poids brut"	Format "10,10"
Consigne		"Consigne"	Copier la référence du produit correspondant au contenant consigné (plus d'infos ici)
Colisage	Obligatoire	"Nombre de pièces par lot (Colisage client)"	Nombre entier, écrire "1" par défaut
Produit disponible en ligne	Obligatoire	"Produit disponible en ligne"	Nombre entier, deux options : - 0 = produit indisponible - 1 = produit disponible
Délai de commande (jours)	Obligatoire	"Délai commande"	Nombre entier correspondant au délai de commande, exemple : écrire "1" si les clients peuvent commander jusqu'à la veille de la date de retrait ou de livraison
Quantité disponible	Obligatoire si colonne "Contrôle seuil approvisionnement" remplie	"Quantité disponible"	Nombre entier. Unités de produits disponibles
Contrôle seuil approvisionnement	Obligatoire si colonne "Seuil d'alerte" remplie	"Quantité disponible"	Nombre entier, deux options : - 0 = hebdomadaire (du lundi au dimanche) - 1 = entre 2 approvisionnements fournisseur / livraisons
Date limite	Obligatoire si colonne "Durée de conservation (jours)" remplie	"DLC/DDM"	Nombre entier, deux options : - 1 = DLC - 2 = DDM
Durée de conservation (jours)	Obligatoire si colonne "Date limite" remplie	"DLC/DDM"	Nombre entier. Durée en jours de la DLC ou DDM
Logos		"Etiquettes"	Correspond aux étiquettes définies dans Paramétrage > Produits > Etiquettes. Ecrire le code de l'étiquette entre crochet. Si plusieurs étiquettes, les écrire à la suite sans espace, ex : [EU][AB]
Restriction type inclusion		"Restriction à certains clients"	Clients ou groupes de clients exclus pour ce produit : - Pour un groupe, aller dans Paramétrage > Membres > Groupes et saisir le code du groupe, exemple : GMS - Pour un client seul, aller sur la fiche membre du client, prendre la dernière série de chiffre en fin d'URL et ajouter # devant, exemple : #109458 Si plusieurs valeurs, mettre un espace entre chaque code, exemple : GMS #109458
Restriction type exclusion		"Restriction à certains clients"	Même règle que la colonne "Restriction type inclusion"
Origine production		"Origine matière première"	Texte libre
Origine transformation		"Lieu de transformation"	Texte libre
Note coordinateur		"Note coordinateur"	Texte libre à destination des coordinateurs uniquement
Prix d'achat		"Tarif fournisseur TTC" "Tarif fournisseur HT"	Prix d'achat, format "10,10" Attention : - Prix d'achat TTC sur site de vente aux particuliers - Prix d'achat HT sur site de vente aux professionnels
Règle tarifaire		"Règle tarifaire"	Saisir le code de la règle tarifaire à appliquer (sous Paramétrage > Marges), exemple : RT1
Tarif "XXXXX"		"Tarif "XXXXX""	Format "10,10" : prix de vente pour les clients rattachés à cette gamme tarifaire (on aura autant de colonnes de ce type que de gammes tarifaires saisies dans Paramétrage > Membres > Groupes > Gammes tarifaires) Valeur "X" : produit indisponible pour la gamme tarifaire Case vide : produit disponible avec le prix de vente par défaut
Compte de vente		"Compte de vente (7)"	Compte de vente comptable associé à ce produit
Compte d'achat		"Compte des achats (6)"	Compte des achats comptable associé à ce produit
Conditionnement pour la livraison		"Conditionnement livraison"	Saisir le code du conditionnement, à trouver dans Paramétrage > Livraison > Conditionnements livraison
Colisage pour la livraison	Obligatoire	"Nombre de pièces par lot (Colisage client)"	Nombre entier. Saisir 1 par défaut.
Densité	Obligatoire	"Densité"	Nombre entier : - 0 = valeur à saisir par défaut - 1 = Plume - 2 = Léger - 3 = Moyen - 4 = Lourd
Gestion Stock	Obligatoire	"Stock"	Nombre entier, quatre options : - 0 = Produit non géré en stock - 1 = Géré en stock avec un paramétrage identique à celui du circuit - 2 = Géré en stock en achat revente - 3 = Géré en stock en dépôt vente Le module de stock est réservé à la gestion d'un inventaire physique et de commandes de réapprovisionnement.
Colisage pour l'approvisionnement		"Colisage pour l'approvisionnement"	Nombre entier (utilisé uniquement avec le module de stock)
Action en cas de rupture d'approvisionnement		"En cas de rupture d'approvisionnement"	Nombre entier (utilisé uniquement avec le module de stock), cinq options : - 0 = Identique au paramétrage du circuit (Bloquer la commande) - 1 = Affecter la commande au producteur - 2 = Affecter la commande au stock avec un message d'alerte - 3 = Affecter la commande au stock sans message d'alerte - 4 = Bloquer la commande
Saisonnalité		"Saisonnalité"	Suite de 52 lettres correspondant aux 52 semaines de l'année. N =
Code des points de collecte livrés		"Restriction points de livraison"	Saisir le code des lieux inclus pour ce produit, à trouver sous Paramétrage > Modes de livraison > crayon bleu sur chaque lieu de livraison Si plusieurs codes, faire un saut de ligne entre chaque
Libelle des points de collecte livrés		"Restriction points de livraison"	Saisir la désignation des lieux inclus pour ce produit, à trouver sous Paramétrage > Modes de livraison > crayon bleu sur chaque lieu de livraison Si plusieurs désignation, faire un saut de ligne entre chaque
Code des points de collecte non livrés		"Restriction points de livraison"	Saisir le code des lieux exclus pour ce produit, à trouver sous Paramétrage > Modes de livraison > crayon bleu sur chaque lieu de livraison Si plusieurs codes, faire un saut de ligne entre chaque
Libelle des points de collecte non livrés		"Restriction points de livraison"	Saisir la désignation des lieux exclus pour ce produit, à trouver sous Paramétrage > Modes de livraison > crayon bleu sur chaque lieu de livraison Si plusieurs codes, faire un saut de ligne entre chaque
Type de composant		"Type de composant"	Si le produit est un matière première Attention : pour un même produit, vous ne pouvez pas remplir à la fois la colonne "Type de composant" et "Composants", c'est l'un ou l'autre
Composants			Si le produit est composé d'autres produits, écrire la référence du produit brut entre crochet, suivi du signe = et de la quantité. Faire un saut de ligne entre chaque produit brut, exemple : [DCFUUVIF]=0.6 [NC1CK9LD]=1 [VICVV6A9]=0.01 [FNCNX7MJ]=0.4
Coefficient promotion		"Coefficient Cross Selling (entre 0 et 10)"	Nombre entier. Correspond au coefficient à attribuer au produit
Références externes		Références externes	Dans le cas d'une synchronisation entre deux sites : saisir les références externes correspondant à ce produit. S'il y a plusieurs références, les séparer par un saut de ligne.
Références fournisseur		Références fournisseur	Apparait si vous avez activé la saisie des références fournisseurs. Format : "Réf. du compte du fournisseur:Référence produit pour ce fournisseur". Si plusieurs références fournisseurs, à séparer par un saut de ligne. Exemple : PROD0015:CARB5KG PROD0017:541286

 

Messages d'erreur

En cas d'erreur, vous obtiendrez un message d'erreur. Suivez ses indications pour rectifier votre import.

 

Importer le fichier

Après avoir enregistré votre fichier, il faut cliquer sur le bouton « Importer » du menu principal de la page Produits.




Il faut alors choisir le fichier sur l'ordinateur puis choisir le format "Socleo". L'import fonctionne avec les fichiers ODS mais aussi CSV. Vous pouvez au choix :

- Enregistrer : pour intégrer directement le fichier sur votre base produit.
- Tester le fichier : tester le fichier pour voir s'il contient des erreurs (votre référentiel produit restera inchangé).
- Planifier l'import : planifier l'import de ce fichier à une date ultérieure (l'heure d'import est 01h15, le jour choisi).

Pour la planification un seul fichier est importé par jour, en cas de dépôt multiple seul le dernier fichier déposé est importé. Il est nécessaire de construire un fichier unique en cas de modifications multiples.
 

Attention, si  l'option "retirer les produits absents du fichier" est cochée, seuls les produits présents dans le fichier seront importés et tous les autres seront supprimés.