Désactivation des adresses mails invalides
Avis de désactivation des adresses mail invalides
Si vous envoyez de nombreux emails à vos clients depuis votre site Socleo, il est possible que vous ayez reçu cette alerte :
Ce mail, envoyé une fois par semaine le lundi matin, indique que nous avons détecté des adresses mail invalides dans votre base de données de destinataires, et que nous les avons désactivées.
Pourquoi désactivons-nous les adresses mail invalides ?
Pour qu'un email que vous envoyez depuis votre site Socleo soit correctement reçu par vos destinataires, deux notions entrent en jeu :- La délivrabilité
- Votre réputation en tant qu'émetteur
La délivrabilité
L'équipe Socleo s'assure de la bonne délivrabilité des emails : il s'agit de la configuration technique qui assure que l'email arrivera bien jusqu'au fournisseur de l'adresse mail de votre destinataire. Vous pouvez tester la bonne délivrabilité des emails que vous envoyez : consultez l'aide en ligne dédiée.Votre réputation en tant qu'émetteur
Votre réputation, de son côté, évolue au fil des envois que vous effectuez :- Si votre email est bien transmis et lu par vos destinataires, votre réputation s'améliore.
- Si votre email est marqué comme spam par l'un de vos destinataires, ou s'il est rejeté par un fournisseur de mails, votre réputation se dégrade.
Plus votre réputation est bonne, plus votre email a des chances d'être accepté par le fournisseur de mails de vos destinataires.
Plus votre réputation est dégradée, plus votre email risque de ne jamais être reçu par vos destinataires.
Un émetteur qui a une réputation dégradée a un fort risque d'être mis sur liste de blocage par les services anti-spam, ce qui l'empêchera à terme d'envoyer des emails.
Une fois qu'on a été épinglé sur une liste de blocage, il est malheureusement difficile d'en sortir et de revenir sur une liste approuvée.
Pour garantir votre bonne réputation en tant qu'émetteur d'emails, il est donc essentiel de nettoyer régulièrement votre base d'adresses mail afin d'en retirer les invalides. En effet, si vous continuez à envoyer des emails à la même adresse invalide, votre réputation se dégradera à chaque envoi. Le fournisseur mail du client va vous considérer comme spammeur. Dès lors, c'est l'ensemble des emails que vous envoyez qui seront considérés comme des spams et ne parviendront plus à leurs destinataires.
Les différents fournisseurs de mail partagent des listes de détections des spams.
Si l'adresse émettrice est identifiée comme spam par Orange, elle le sera également auprès de Gmail, Outlook, Yahoo, Hotmail, etc.
Voilà pourquoi il est essentiel ne plus envoyer aucun mail à des adresses invalides.
Processus de désactivation des adresses mail invalides
Comment désactivons-nous les mails invalides ?
Lorsque vous envoyez un email à destinataire et que son adresse mail est invalide, vous recevez un mail de rejet vous indiquant que votre message n'a pas été délivré (voir ci-dessous).Ces mails de rejet sont transmis à l'équipe Socleo, afin que nous puissions désactiver vos destinataires invalides.
Cette tâche est automatisée : un traitement hebdomadaire consulte tous les motifs de rejet, et pour chaque adresse mail en erreur, désactive l'envoi d'email vers cette adresse.
En plus de cela, les clients concernés sont ajoutés automatiquement à un groupe intitulé "Adresse mail invalide", qui vous permet de les retrouver.
| Si le mail invalide est... | Action de désactivation | Commentaire |
| L'adresse principale du compte de votre destinataire (dans le bloc "Coordonnées") | On conserve cette adresse et dans le bloc "Messages" > "Notifications" du compte, on indique "Messages non envoyés" (voir capture 1 ci-dessous) | - |
| Une adresse mail secondaire du compte de votre destinataire (dans le bloc "Messages") | Cette adresse mail est supprimée | Si le compte est un client de type "Professionnel" ou "Fournisseur", cette adresse mail est copiée dans la partie "Contacts" afin d'en garder une trace (voir capture 2 ci-dessous) |
| L'adresse mail administrative (dans le bloc "Administratif") | Cette adresse mail est supprimée | Si le compte est un client de type "Professionnel" ou "Fournisseur", cette adresse mail est copiée dans la partie "Contacts" afin d'en garder une trace (voir capture 2 ci-dessous) |
| Une adresse mail dans la partie "Contacts" (pour les comptes client de type clients "Professionnels" ou "Fournisseurs") | On conserve cette adresse, mais on désactive la réception des notifications pour cette adresse (voir capture 2 ci-dessous) |
|
| Une "adresse mail de contact" sur l'un de vos lieux de livraison | Cette adresse mail est supprimée (voir capture 3 ci-dessous) |
Capture n° 2
Capture n° 3
Comment pouvez-vous mettre à jour l'adresse mail d'un client ?
Pour mettre à jour l'adresse mail d'un client, voici la marche à suivre :- Allez dans sa fiche membre et indiquez la bonne adresse mail dans le champ souhaité (adresse mail, adresse mail secondaire, adresse mail administrative, adresse mail d'un contact, etc.)
- Si besoin, dans la partie "Messages" de la fiche membre, changez les options de notification si besoin, afin que le client reçoive de nouveau vos messages
- Si vous le souhaitez, vous pouvez enlever le client du groupe "Adresse mail invalide" dans lequel il a été mis automatiquement (facultatif)
Messages non délivrés
Messages de rebond et adresse d'expédition
Lorsque vous envoyez un email et qu'il n'est pas délivré au destinataire, il revient à l'expéditeur sous la forme d'un "message de rebond" (bounce email en anglais). Ce message d'échec est renvoyé sur votre adresse d'expédition.Par défaut, sur les sites Socleo, votre adresse d'expédition qui figure sur tous les messages envoyés à vos destinataires se termine par @socleo.org. Une redirection est mise en place par l'équipe Socleo pour rediriger les emails reçus sur cette adresse vers une autre adresse mail de votre choix.
Par exemple, si la structure "La Ferme de Loire" est équipée de Socleo, son adresse expéditrice est lafermedeloire@socleo.org
Les emails reçus à cette adresse technique sont ensuite redirigés vers commercial@lafermedeloire.fr
Pour modifier cette adresse technique d'expédition et y mettre votre propre adresse (si vous souhaitez que vos destinataires ne voient pas d'adresse se terminant par @socleo.org), suivez cette aide en ligne.
Voici un exemple de message de rejet :
This is the mail system at host mail1.socleo.org.
I'm sorry to have to inform you that your message could not
be delivered to one or more recipients. It's attached below.
For further assistance, please send mail to postmaster.
If you do so, please include this problem report. You can
delete your own text from the attached returned message.
The mail system
<adresseinvalide@orange.fr>: host smtp-in.orange.fr[80.12.26.32] said: 550 5.1.1
bzk8rmuyLwScT Adresse d au moins un destinataire invalide. Invalid
recipient. OFR_416 [416] (in reply to RCPT TO command)
Reporting-MTA: dns; mail1.socleo.org
X-Postfix-Queue-ID: ABCDEF1234
X-Postfix-Sender: rfc822; monadressemail@socleo.org
Arrival-Date: Mon, 01 Jan 2024 01:23:45 +0100 (CET)
Final-Recipient: rfc822; adresseinvalide@orange.fr
Original-Recipient: rfc822;adresseinvalide@orange.fr
Action: failed
Status: 5.1.1
Remote-MTA: dns; smtp-in.orange.fr
Diagnostic-Code: smtp; 550 5.1.1 bzk8rmuyLwScT Adresse d au moins un
destinataire invalide. Invalid recipient. OFR_416 [416]
Dans cet exemple, il est indiqué que l'adresse mail destinataire "adresseinvalide@orange.fr" est rejetée car l'adresse mail est invalide. Il s'agit d'un rejet définitif : en cas de nouvel envoi, le mail sera de nouveau refusé.
Dans cette situation, à chaque nouvel envoi d'email vers cette adresse, la réputation de l'émetteur sera dégradée.
Raisons de l'invalidité du mail du destinataire
Pour chaque adresse email qui génère un message de rejet, le statut d'erreur est précisé dans le message de rebond.Dans l'exemple ci-dessus, le statut est le n° 5.1.1. La signification de ces statuts est consultable sur le site emarsys.com.
Exemple : le code 5.1.1 correspond à une adresse email erronée.